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Politique de protection des données

Préambule

Premier bailleur social et opérateur urbain du Pas-de-Calais, Pas-de-Calais habitat est un Office Public de l’Habitat dont le siège social est situé 4, avenue des Droits de l’Homme à Arras (62000), enregistrée au RCS d’Arras sous le numéro 344 077 672 et représentée par Monsieur Bruno FONTALIRAND en sa qualité de Directeur Général.

L’Office dispose d’un patrimoine de 40.526 logements dont 12.400 individuels et est présent sur 212 communes du département. Pas-de-Calais habitat est le 3ème Office Public de l’Habitat de France.

Pas-de-Calais habitat est particulièrement attaché au respect de la vie privée et s’engage vis-à-vis des utilisateurs du site internet, des locataires/clients/prospects mais aussi des collaborateurs à respecter les principes relatifs à la protection des données personnelles imposés par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

La présente politique de protection des données à caractère personnel énonce les principes et lignes directrices en matière de protection des données et témoigne des engagements mis en oeuvre par Pas-de-Calais habitat.

1- Identité du Délégué à la Protection des Données / Data Protection Officer (DPO)

Dans une démarche de conformité au Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD), Pas-de-Calais Habitat a désigné une Déléguée à la Protection des Données.

La DPO a pour rôle de mettre en oeuvre la gouvernance de l’information qui s’inscrit dans nos engagements de qualité de service. Il veille au respect de la réglementation en vigueur, conseille et sensibilise les collaborateurs, contrôle et organise les processus permettant de garantir la protection des données.

La DPO est joignable par :
- mail à l’adresse suivante : ou,
- voie postale à DPO Pas-de-Calais habitat, 4 avenue des Droits de l’Homme, 62000 Arras.

2- Finalités du traitement

Tout traitement d’information doit disposer d’une finalité licite, explicite et légitime. Les données à caractère personnel ne peuvent être traitées ultérieurement de manière incompatible avec la finalité d’origine.

Les traitements mis en oeuvre par Pas-de-Calais habitat peuvent avoir entre autres comme finalités :
- la gestion des demandes des locataires via le point dialogue ;
- la gestion du suivi social, du précontentieux et contentieux ;
- la vente HLM ;
- la prospection commerciale ;
- la gestion des ressources humaines des collaborateurs ;
- la communication interne et externe ;
- la gestion des fournisseurs et partenaires.

Pas-de-Calais habitat ne collecte et ne traite que les données strictement nécessaires à la finalité poursuivie. L’office s’attache à minimiser les données collectées, à les tenir exactes et à jour, en facilitant l’exercice des droits des personnes. Les données sont collectées de manière loyale, et aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes ou sans qu’elles en soient informées.

Le caractère obligatoire ou facultatif des données à communiquer ainsi que les conséquences d’un défaut de réponse sont indiquées sur chaque support de collecte (formulaire de contact, etc.).

3- Durée de conservation

Les données à caractère personnel doivent être conservées pendant une durée limitée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités de traitement et ce quelle que soit la nature du support (papier ou numérique) à l’exception de celles présentant un intérêt historique ou scientifique.

L’Office conservera vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable notamment en matière civile et commerciale. Les données peuvent également faire l’objet d’un archivage pour répondre à une obligation légale ou réglementaire.

4- Confidentialité des données

Les données à caractère personnel collectées et traitées sont destinées à Pas-de-Calais habitat en sa qualité de responsable de traitement. En son sein, seules les personnes habilitées accèdent à vos données, en fonction de leurs missions et habilitations.

Elles peuvent également, le cas échéant, être transmises à des prestataires de services, des partenaires, des sous-traitants, des services institutionnels ainsi qu’à des organismes, autorisés par une disposition légale ou réglementaire, à obtenir la communication des données.

Pas-de-Calais habitat veille et s’assure que tout destinataire de données présentes des garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles. De même, lors de la transmission de données personnelles à des destinataires, toutes les mesures nécessaires sont prises pour assurer et garantir la confidentialité des données.

Aucune données personnel n’est vendue, louée et/ou transmise à des tiers commerciaux.

5- Transfert de données hors UE

Pas-de-Calais habitat n’effectue aucun transfert de vos données vers des pays tiers ou organismes situés hors de l’Union Européenne.

Le cas échéant, Pas-de-Calais habitat s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires et adéquates afin d’être en conformité avec la réglementation.

6- Sécurité des données

Pas-de-Calais habitat accorde une importance à la sécurité de vos données à caractère personnel.

A cette fin, l’Office met en place des mesures techniques (contrôle des accès aux données par authentification et à travers des règles d’habilitation, sauvegarde, protection des canaux informatiques, etc.), organisationnelles (sensibilisation du personnel, charte informatique, etc.) et physiques (dispositif de contrôle d’accès physique des locaux, stockage des dossiers papiers dans des armoires fermées à clé, etc.) en vue d’assurer leur intégrité et confidentialité et de les protéger contre toute intrusion malveillante, perte, altération ou divulgation à des tiers non-autorisés.

Pas-de-Calais habitat effectue des audits en interne et pourrait en réaliser en externe (auprès des prestataires) pour s’assurer de la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité et confidentialité des données.

7- Violation des données personnelles

Toute personne ayant constaté une violation de données personnelles est priée de saisir, sans délai, la DPO par mail à l’adresse suivante : en apportant toute documentation utile permettant à l’Office d’enclencher la procédure s’y afférent.

8- Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données personnelles et à la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée, toute personne physique, dont les données personnelles sont collectées et traitées par Pas-de-Calais habitat, dispose des droits d’accès, de limitation, de rectification, de portabilité et de suppression des données la concernant.

Elle dispose également d’un droit d’opposition au traitement de ses données pour des raisons tenant à sa situation particulière, sous réserve de l’intérêt légitime dont pourrait justifier Pas-de-Calais habitat ou du respect des obligations légales.

Enfin, toute personne concernée peut définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données après son décès.

9- Modalités d’exercice des droits

Les droits susmentionnés peuvent être exercés auprès du DPO par :
- mail, à l’adresse suivante : ;
- voie postale à DPO Pas-de-Calais habitat – 4 avenue des Droits de l’Homme, 62000 Arras.

En cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne, cette dernière pourrait être invitée à nous fournir une copie d’identité : les informations d’identification ne seront utilisées qu’à des fins de vérification de votre identité et seront conservées le temps nécessaire à la finalité poursuivie).

Sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de protection des données personnelles.

10- Suivi de la politique de protection des données

Cette politique est diffusée et accessible en interne sur l’intranet, sur le site internet de Pas-de-Calais habitat et sur l’espace réservé aux locataires. Elle est également disponible sur simple demande, par courrier en s’adressant à DPO - Pas-de-Calais habitat, 4 avenue des Droits de l’Homme 62000 Arras.

Compte tenu des évolutions législatives et réglementaires, la présente politique sera actualisée régulièrement.

En cas de modifications substantielles, l’Office se réserve le droit de vous informer à travers le site, de la mise à jour du présent document.